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機(jī)關(guān)事務(wù)局辦公用房管理系統(tǒng)

發(fā)布日期：2024-09-04 來源：睿陽科技

一、產(chǎn)品概述

隨著政府透明化和效率化改革的深入推進(jìn)，對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)管理提出了更高的要求。特別是辦公用房的管理，作為反映政府形象和提升公務(wù)效能的關(guān)鍵因素之一，亟需現(xiàn)代化手段來實(shí)現(xiàn)資源的合理配置和高效利用。因此，建設(shè)一個(gè)集中式的機(jī)關(guān)事務(wù)局辦公用房管理系統(tǒng)顯得尤為迫切，它不僅符合數(shù)字化轉(zhuǎn)型的趨勢，也有助于實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，提升行政管理水平，并強(qiáng)化對(duì)公共資產(chǎn)的監(jiān)督管理，從而有效提升公共服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)政府職能的現(xiàn)代化。

《黨政機(jī)關(guān)辦公用房管理辦法》要求各級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)建立健全本級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公用房管理信息系統(tǒng)定期統(tǒng)計(jì)匯總辦公用房管理情況，報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門，并推送同級(jí)發(fā)展改革、財(cái)政部門。各省、自治區(qū)、直轄市應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌推進(jìn)本地區(qū)辦公用房管理信息系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)上下一體、互聯(lián)互通、動(dòng)態(tài)管理。

二、產(chǎn)品功能

（一）辦公用房基礎(chǔ)信息管理

（1）房屋信息管理

在房屋信息管理系統(tǒng)中，用戶能夠通過基礎(chǔ)信息管理模塊錄入和維護(hù)房屋的關(guān)鍵信息，并能以各種方式分類顯示這些信息進(jìn)行管理。此外，系統(tǒng)支持CAD圖紙的導(dǎo)入，讓用戶能夠輕松查看并標(biāo)記圖紙細(xì)節(jié)。配合VR視圖管理，系統(tǒng)提供了一個(gè)直觀的方式來導(dǎo)入和管理房屋的虛擬現(xiàn)實(shí)視圖和實(shí)景圖片，增強(qiáng)用戶的體驗(yàn)。最后，配套設(shè)施管理功能允許用戶詳細(xì)記錄房屋內(nèi)的所有基礎(chǔ)和附加設(shè)備，并支持靈活的數(shù)據(jù)操作，確保信息管理的全面性和準(zhǔn)確性。

（2）房屋分類管理

房屋分類提供了一個(gè)高度靈活的方式來組織和標(biāo)識(shí)房產(chǎn)資源。用戶可以根據(jù)房屋的性質(zhì)、用途和品級(jí)等標(biāo)準(zhǔn)來建立詳細(xì)的分類體系，通過這一模塊，可以輕松添加新的分類、修改現(xiàn)有分類、刪除不再需要的分類，或查詢特定的房屋分類信息，以此提高房屋管理的效率和效果。一般的分類有三種：基本保障類、生活類、辦公類。

（3）組織信息管理

對(duì)組織結(jié)構(gòu)、部門、職位和人員進(jìn)行精細(xì)管理，并根據(jù)行政級(jí)別自動(dòng)調(diào)整空間資源和設(shè)施條件配額。這種設(shè)計(jì)強(qiáng)調(diào)了信息管理的互聯(lián)性和動(dòng)態(tài)性，確保了辦公用房分配的合理性和適應(yīng)性。通過組織信息管理功能，機(jī)構(gòu)能夠高效調(diào)配其內(nèi)部資源，優(yōu)化空間利用，同時(shí)保持組織信息的最新狀態(tài)，保證了管理過程中的透明性和權(quán)責(zé)清晰。

（4）產(chǎn)權(quán)信息管理

在管理中將房屋登記備案信息填報(bào)到系統(tǒng)中，包括登記單位、房屋所有權(quán)利人、證件種類、證件號(hào)、共有情況、權(quán)利人類型、登記原因、使用期限、取得價(jià)格、房屋坐落、登記時(shí)間、房屋性質(zhì)、規(guī)劃用途、房屋狀況和土地狀況。對(duì)產(chǎn)權(quán)登記數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總,形成產(chǎn)權(quán)登記電子信息，對(duì)文件進(jìn)行歸檔等。利用產(chǎn)權(quán)登記數(shù)據(jù)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求制定相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，完成各類匯總統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行在線分析，增強(qiáng)決策的科學(xué)性和一致性，推動(dòng)產(chǎn)權(quán)管理工作的信息化進(jìn)程，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的依據(jù)，全面實(shí)時(shí)了解和掌握產(chǎn)權(quán)分布和變動(dòng)情況。

（5）辦公用房制度管理

辦公用房制度管理致力于提高管理的透明度和可接近性。系統(tǒng)支持上傳不同形式的辦公用房管理制度文件，包括文檔、圖片和視頻等格式。使得管理人員、申請(qǐng)人員及領(lǐng)導(dǎo)層能夠方便地查詢并閱讀到相關(guān)的辦公用房管理制度內(nèi)容。包含的制度范疇廣泛，覆蓋了國家規(guī)定、地方政策以及單位自身的管理制度等，確保所有利益相關(guān)者都能清晰理解和遵守辦公用房的使用規(guī)范和條件。

（二）辦公用房管理

（1）辦公用房標(biāo)準(zhǔn)管理

管理實(shí)現(xiàn)全面的辦公用房標(biāo)準(zhǔn)管理，能夠錄入不同級(jí)別的辦公用房使用標(biāo)準(zhǔn)，并為單位、部門、職位和個(gè)人分配使用面積。通過這些標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)自動(dòng)監(jiān)測并評(píng)估房屋使用情況。利用智能圖形技術(shù)，可以對(duì)每個(gè)房間進(jìn)行細(xì)致的管理，涵蓋房間編號(hào)、名稱、面積、類型、使用單位、人員等關(guān)鍵信息，并通過圖示進(jìn)行標(biāo)記和備注，以便進(jìn)行多維度的查詢。為了控制用房規(guī)范，系統(tǒng)自動(dòng)核算人員的分?jǐn)偸褂妹娣e與標(biāo)準(zhǔn)面積，識(shí)別出超標(biāo)使用情況，并提供清晰的超標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析。

（2）多維度查詢

系統(tǒng)引入了一種革命性的多維度查詢功能，通過簡單輸入，如人名、房間編號(hào)、物品名稱或單位名稱，實(shí)現(xiàn)快速而精確地訪問相關(guān)的辦公用房信息。無論是想要了解某個(gè)員工的辦公室位置和其資產(chǎn)詳情（以人查房），尋找特定房間內(nèi)的人員及資產(chǎn)狀況（以房查人），追蹤特定資產(chǎn)的使用人及位置（以物查人），還是匯總一個(gè)單位的所有辦公室信息及職員使用情況（以單位查房），模塊都能自動(dòng)展示詳細(xì)的樓層平面圖并高亮定位，大大提升了辦公室管理的效率和透明度。

（3）地圖式管理

集成先進(jìn)的GIS地圖技術(shù)，為政府資產(chǎn)管理提供了精確且直觀的視圖。系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)動(dòng)態(tài)地展示不動(dòng)產(chǎn)位置和資產(chǎn)分布情況。通過靈活的多條件地圖索引，包括使用單位、宗地、院落及使用人等，管理者可以輕松定位到具體的房產(chǎn)位置、院落布局，以及辦公室內(nèi)人員分布和實(shí)物資產(chǎn)明細(xì)。同時(shí)，系統(tǒng)支持直接在地圖界面上點(diǎn)擊查詢，或者在搜索欄中輸入樓宇、人員、資產(chǎn)等關(guān)鍵詞以快速檢索所需信息，極大提高了管理效率和便捷性。

（三）辦公用房分配

（1）用房分配管理

在管理中將用于有用房需求的單位或部門提交用房申請(qǐng)，支持個(gè)人、部門、單位等單獨(dú)或者集體申請(qǐng)。平臺(tái)可以對(duì)房屋使用單位、人員、設(shè)施等進(jìn)行分配管理，支持批量分配。支持多級(jí)審批、支持批量審批、支持電子簽名；支持到期自動(dòng)回收、支持回收提醒、支持主動(dòng)回收、支持設(shè)備折舊；支持維修維護(hù)申報(bào)、審批，維修維護(hù)記錄管理、維修維護(hù)耗材管理；支持實(shí)地核查記錄填報(bào)、支持視頻、圖片上傳、支持、核查結(jié)果自動(dòng)分析；支持預(yù)警規(guī)則管理、支持三色預(yù)警、預(yù)警記錄處置、反饋。

（2）用房流程管理

流程管理模塊主要體現(xiàn)在簡化和加速辦公用房申請(qǐng)審批過程。核心功能包括：可自定義審批流程，滿足特定的業(yè)務(wù)需求。申請(qǐng)?zhí)峤缓?，相關(guān)部門在線審批并記錄意見，依托電子簽章技術(shù)確保文檔安全性。在信息變更時(shí)，支持簽章更新和驗(yàn)證，維護(hù)審批的透明度和可信度。此外，系統(tǒng)提供工作代理選項(xiàng)，允許用戶在必要時(shí)授權(quán)他人處理審批事宜。審批結(jié)果以及時(shí)限預(yù)警將通過系統(tǒng)即時(shí)通知用戶，以保障審批流程的高效和時(shí)效；整個(gè)過程確保了審批的靈活性、安全性和便捷性。

（3）房間圖形化管理

系統(tǒng)能夠清晰展現(xiàn)辦公樓每一層的平面圖，用戶可以看到房間布局、走廊、電梯等元素的具體位置。每個(gè)房間在平面圖上均有詳細(xì)標(biāo)注，包括房間編號(hào)、面積和類型等信息；通過三維模型，系統(tǒng)更生動(dòng)地展示了每個(gè)房間的使用細(xì)節(jié)，并通過不同的顏色和標(biāo)簽來區(qū)分房間的使用單位、類型和性質(zhì)等屬性。

點(diǎn)擊任何一個(gè)房間，都會(huì)彈出一個(gè)窗口，提供從使用單位到家具配置等更具體的房間詳情。管理員可以利用這個(gè)圖形化的接口直接編輯房間的信息。同時(shí)，房間的使用狀態(tài)會(huì)得到實(shí)時(shí)更新，以確保圖形界面上的信息能夠精確地反映出每間房屋的當(dāng)前狀態(tài)，包括空閑、在用、或維修中，讓整個(gè)辦公空間的管理變得更加高效和直觀。

（四）辦公用房綜合管理

（1）辦公用房維修管理

通過一站式服務(wù)簡化了從維修申報(bào)至審批、管理及查詢的整個(gè)過程。用戶通過填寫申報(bào)單并上傳相關(guān)附件來啟動(dòng)維修流程，審批人員基于提供的詳細(xì)信息和附件進(jìn)行決策，確保每一步的決策都是信息充分的。維修完成后，詳盡的維修記錄帶來透明有效的后續(xù)追蹤。

（2）辦公用房核查管理

通過一個(gè)綜合性平臺(tái)，能夠便捷地對(duì)辦公房間進(jìn)行實(shí)地核查，徹底記錄并分析房間的實(shí)際狀況。支持豐富的附件資料上傳，如圖片、視頻等，為核查提供更具體證據(jù)，同時(shí)自動(dòng)捕捉關(guān)鍵信息如填報(bào)人和時(shí)間，以確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。核查記錄在系統(tǒng)中清晰展示，可根據(jù)自定義的多種條件進(jìn)行高效檢索。模塊通過實(shí)地核查和上報(bào)管理的優(yōu)化，不僅提升了辦公用房管理的效率，同時(shí)也確保了信息處理的安全性與準(zhǔn)確性。

（3）辦公用房維護(hù)管理

辦公用房維護(hù)模塊集成了配置、處置利用、巡檢與整改記錄等多個(gè)功能，為確保房產(chǎn)資源的合理配置和有效監(jiān)管提供了一體化解決方案。能夠?qū)崟r(shí)追蹤辦公房產(chǎn)的來源與狀態(tài)變化，并監(jiān)控其合規(guī)使用，同時(shí)便捷地管理巡檢與整改活動(dòng)，確保管理的持續(xù)性與問題的及時(shí)響應(yīng)。通過這種方式，系統(tǒng)不僅提高了辦公用房資源管理的效率，還強(qiáng)化了房產(chǎn)使用的規(guī)范性與透明度。

（五）權(quán)證檔案管理

（1）權(quán)證檔案信息管理

權(quán)證檔案信息管理是為了實(shí)現(xiàn)高效地管理和跟蹤房產(chǎn)證書、土地使用證等重要文件的詳盡信息，同時(shí)便于將相關(guān)掃描文件電子化并關(guān)聯(lián)到相應(yīng)記錄。通過該模塊使得文件資料的錄入、狀態(tài)更新和批量處理變得簡潔而直觀，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和可訪問性。系統(tǒng)將掃描的權(quán)證文件進(jìn)行上傳并與對(duì)應(yīng)的檔案記錄關(guān)聯(lián)起來。錄入各類權(quán)證文件的信息，包括房產(chǎn)證書、土地使用證、抵押權(quán)證等。

（2）權(quán)證檔案查詢

查詢模塊集成了快速搜索、復(fù)合高級(jí)篩選和文檔打印功能，提供一個(gè)一站式解決方案，讓用戶能便捷地檢索、查看并輸出所需的權(quán)證檔案信息。支持通過關(guān)鍵字，包括權(quán)證號(hào)、地塊編號(hào)或權(quán)屬人名稱等，進(jìn)行快速檢索?？刹榭丛敿?xì)檔案信息，支持將權(quán)證信息及附件文檔打印成紙質(zhì)文件。

（3）權(quán)利變更與歷史記錄

當(dāng)權(quán)證信息如權(quán)屬人發(fā)生變更時(shí)，系統(tǒng)能夠詳細(xì)記錄變更的詳情、時(shí)間及責(zé)任人信息。隨后，這些變更可以直接提交至一個(gè)審批流程，確保每項(xiàng)更改都經(jīng)過嚴(yán)格的審核。為保障信息的完整性與追溯性，系統(tǒng)自動(dòng)保留每次變更的歷史版本，使得任何時(shí)候都能追溯權(quán)證信息的變更歷史，保持?jǐn)?shù)據(jù)的透明度和準(zhǔn)確性。

（六）大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘，利用數(shù)據(jù)可視化技術(shù)通過圖形、圖像處理、計(jì)算機(jī)視覺以及用戶界面更加完善貼切直觀的展示當(dāng)前相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)辦公空間的關(guān)鍵屬性和利用情況提供全景了解。展示包括用地面積、建筑面積在內(nèi)的基礎(chǔ)物理特征，詳細(xì)地分析并展示辦公場所的空間分布，如院落、樓宇數(shù)量及辦公用房總面積。此外，它還涉及辦公人員的配置情況，包括各單位及其人員的職級(jí)分布，進(jìn)而彰顯出房間狀態(tài)、面積使用和權(quán)屬情況的全貌。大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，用于自定義統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)結(jié)果。

（1）大數(shù)據(jù)可視化平臺(tái)-展示內(nèi)容

展示內(nèi)容通過餅圖、條形圖等形式展示辦公用房的總體使用情況，包括總用房面積、已使用面積、剩余可用面積、整體使用率等關(guān)鍵指標(biāo)。幫助管理者快速了解當(dāng)前辦公用房的總體狀態(tài)；通過不同顏色的標(biāo)識(shí)或圖形大小對(duì)比，展示各單位的用房分配情況，包括各區(qū)域的部門分布、面積占比、人均使用面積等。管理者可以清晰地看到各單位在空間資源上的分配情況；通過熱力圖、時(shí)間序列圖等可視化工具展示各區(qū)域或部門的使用效率情況。包括空間使用頻率、高峰期使用情況、空閑時(shí)段分布等；通過熱力圖、時(shí)間序列圖等可視化工具展示各區(qū)域或部門的使用效率情況。包括空間使用頻率、高峰期使用情況、空閑時(shí)段分布等；通過設(shè)置異常使用閾值，對(duì)辦公用房的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。當(dāng)使用率達(dá)到預(yù)設(shè)的閾值時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出預(yù)警通知，提醒管理者及時(shí)關(guān)注和處理異常情況；通過三維空間布局模型或平面圖等形式，直觀展示辦公空間的布局情況。管理者可以清晰地看到各部門的空間位置關(guān)系、空間利用率等信息，為調(diào)整和優(yōu)化空間布局提供直觀的依據(jù)。

三、產(chǎn)品特點(diǎn)

（一）規(guī)范化的數(shù)據(jù)資源體系

基于《黨政機(jī)關(guān)辦公用房管理辦法》中的數(shù)據(jù)規(guī)范，在分析、梳理和研究辦公用房相關(guān)各領(lǐng)域的數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對(duì)使用管理數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)、合理地分類、編碼，有效保障各類數(shù)據(jù)資源的采集與整合。

（二）系統(tǒng)化辦公用房管理體系

系統(tǒng)幫助客戶建立組織體系全覆蓋、履職盡責(zé)全周期、辦公用房管理全周期的三全管理體系，建立健全黨政機(jī)關(guān)辦公用房集中統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一權(quán)屬、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一處置。由歸口機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、權(quán)屬、調(diào)劑、使用監(jiān)督、處置、維修等資產(chǎn)全生命周期管理。

（三）系統(tǒng)化辦公用房管理體系

通過GIS地圖清晰、靈活動(dòng)態(tài)加載政府不動(dòng)產(chǎn)的定位及資產(chǎn)分布情況，同時(shí)通過地圖索引（按使用單位、宗地、院落、使用人等進(jìn)行多條件索引）詳細(xì)定位房地產(chǎn)位置、院落布局及人員具體房間、房間內(nèi)的實(shí)物資產(chǎn)等，并在地圖上內(nèi)置強(qiáng)大的互動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，按需滿足客戶多樣化的應(yīng)用場景。